Mały też klient
Czasami mam wrażenie, że niemal wszystkie firmy w Polsce nie zajmują się niczym innym tylko wychodzeniem naprzeciw potrzebom klientów. Nawet tych niewielkich. Kiedy jednak okazuje się, że klient faktycznie nie jest z dużej firmy, mogą zacząć się problemy. Tomasz Siwiński Jak zapewne uważni czytelnicy naszego miesięcznika wiedzą, często na naszych łamach staramy się oddawać głos ekspertom reprezentującym różne branże. Tym razem, na pomysł niniejszego artykułu wpadłem podczas rozmowy z jednym z działających w branży przyjaciół, który poszukiwał rozwiązania monitorującego spalanie w kilku swoich samochodach. Szczegóły nie są mi do końca znane, ale istotą jest co innego. Otóż od niemal wszystkich firm, z którymi się kontaktował, uzyskał odpowiedź, że zrobią wszystko, czego sobie klient zażyczy. Jednak po rozmowie okazywało się, że wszystko, ale poza tym, czego akurat oczekuje klient.Nie można się dziwić firmom oferującym tego typu rozwiązania, że nie stworzą nowych funkcjonalności systemu dla kilku czy nawet kilkunastu samochodów, bo jest to po prostu nieopłacalne. Roczny koszt korzystania z systemu monitoringu waha się w zależności od poziomu zaawansowania wdrożenia od 600 do 1000 zł netto. Warto zauważyć, że wyższa ze wskazanych kwot odpowiada cenie około 240 litrów paliwa, na którym przy średnim spalaniu 7,5 l/100 km można pokonać dystans około 3200 km, co w ciągu roku odpowiada 266 km miesięcznie. Nasze doświadczenia wskazują, że przejeżdżane kilometry prywatne zwykle są odpowiednikiem krotności wskazanej liczby. Tak więc wdrażając system monitoringu, wystarczy ograniczyć przebiegi prywatne o 266 km miesięcznie, żeby wdrożone narzędzie spłaciło się samo.Zapytaliśmy, czy w takim razie klienci mający małe parki samochodowe, liczące od kilku do kilkudziesięciu pojazdów, w ogóle powinny szukać rozwiązań telematycznych, teleinformatycznych na rynku. – W SATIS GPS obsługujemy klientów, którzy posiadają floty od kilku do kilkuset pojazdów. Tak duża rozpiętość w wielkościach flot wynika wprost z tego, że SATIS ma konstrukcję modułową. Daje to możliwość wdrożeń adekwatnych do aktualnych potrzeb naszych klientów oraz elastyczne dostosowanie kosztów przedsięwzięcia – mówi Łukasz Nowak, dyrektor handlowy w firmie SATIS GPS. – Do oceny, czy inwestycja w system monitoringu jest ekonomicznie uzasadniona, nie należy przyjmować kryterium wielkości parku samochodowego, ale raczej procesy, które ma wspierać system oraz zakładane po wdrożeniu korzyści – dodaje. – Czy warto wdrażać monitoring GPS? Jeżeli potencjalny klient zna swoje potrzeby oraz cele, bez względu na wielkość floty powinien przedstawić je wiarygodnemu partnerowi i wyegzekwować pokazanie, w jaki sposób mogą być zaspokojone. Jeżeli potencjalny dostawca systemu GPS pokaże (nie obieca), że jest w stanie w satysfakcjonujący sposób zrealizować projekt, z całą pewnością można decydować się na taką inwestycję – kończy Nowak.Kiedy więc i w jakiej sytuacji warto poszukać systemu, który może dać naszej firmie oszczędności, i jaki to powinien być system.Rafał Dmytryszyndyrektor handlowy SOFTRA Systemy InformatyczneOpłacalność inwestycji w profesjonalny system do zarządzania flotą zależy od kilku podstawowych czynników, które musi rozważyć fleet manager przed zakupem dedykowanego programu. Decyzja o wdrożeniu musi być oparta na założeniu osiągnięcia wymiernych korzyści. Celem takiego wdrożenia powinno być osiągnięcie oszczędności przede wszystkim w dwóch aspektach.Oszczędzamy czasZ naszego doświadczenia wynika, że fleet manager jest osobą o wyjątkowo wysokim deficycie czasu. Wbrew pozorom ma to miejsce również w przypadku zarządzania niewielkimi flotami. Jest tak, ponieważ w mniejszych firmach zakres obowiązków jednej osoby często nie jest związany tylko z administrowaniem flotą. Fleet manager jest jednocześnie specjalistą w dziale administracji, a czasami funkcję tę wykonuje szef sprzedaży lub księgowość. Dodatkowo osoba ta często zarządza telefonami komórkowymi, zamówieniami lub administruje całym budynkiem firmy. Dlatego każda operacja na danych, dokumentach czy wysłanych e-mailach, w której można zaoszczędzić cenne minuty, jest pożądana. Tutaj wkracza system Flota Commandor, którego przewaga nad arkuszem kalkulacyjnym jest ogromna. Dzięki zagregowaniu wszystkich danych flotowych w jednym miejscu oraz zbudowaniu automatycznych połączeń pomiędzy nimi, dotychczas czasochłonne operacje można wykonać od ręki. Przykład stanowi m.in. import faktury paliwowej, rozdzielenie jej na konkretne samochody, działy, opracowanie pod kątem możliwości odliczenia VAT, oraz przekazanie do księgowości przygotowanego raportu w formie elektronicznej, który może zostać automatycznie przeczytany przez system finansowo-księgowy. Taki mechanizm jest często wykorzystywany przez naszych klientów, ponieważ przynosi duże oszczędności czasu, zarówno fleet managerowi, jak i służbom księgowym. Wielką pomocą jest automatyczne przypominanie o wszystkich ważnych terminach związanych z serwisowaniem i administracją pojazdami.Oszczędzamy pieniądzeDzięki wdrożeniu systemu Flota Commandor, bardzo łatwo jest wykryć niepotrzebne koszty samochodów, wychwycić nietypowe zużycie paliwa lub sytuacje stanowiące nadużywanie regulaminu firmy (np. tankowanie paliwa premium, zakupy kartą paliwową w weekendy lub podczas urlopów pracowników). Dodatkowo, integrując FC z systemem GPS, uzyskujemy dodatkowe korzyści w postaci np. stałej weryfikacji stanu licznika. Każdy fleet manager uzyskuje narzędzie, za pomocą którego jest w stanie natychmiast porównać koszty na przestrzeni miesięcy lub lat, co może być karkołomnym zadaniem przy użyciu arkusza kalkulacyjnego.Kiedy warto inwestować w system flotowy? Podstawowy czynnik to liczba pojazdów, jakimi zarządzamy. Nie mamy tutaj stałych wytycznych, ale wśród naszych klientów są firmy posiadające już kilkanaście aut. Przy poziomie powyżej 20–30 pojazdów panuje już zgoda o konieczności inwestycji w system.Wielkość floty to nie jedyny czynnik decydujący. Istotna jest polityka flotowa i zakres obowiązków administratora. Im większe chcemy uzyskać korzyści, tym większy parasol musimy rozłożyć nad naszym parkiem samochodowym. Pamiętajmy, że na zarządzanie składa się wiele elementów, np. kontrola kosztów, pilnowanie terminów przeglądów, zarządzanie oponami i ich sezonowa wymiana, polisy, wykroczenia i wiele innych. Dlatego niezależnie od wielkości firmy, im więcej z tej listy należy do obowiązków fleet managera, tym większa potrzeba wdrożenia dedykowanego systemu.Często spotykamy się z przekonaniem, że pojazdy objęte leasingiem lub wynajmem długoterminowym nie wymagają inwestowania w dodatkowy program komputerowy w firmie, ponieważ dostawca usługi bierze na siebie lwią część obowiązków ich zarządzania. Nie podważamy korzyści płynących z tych form finansowania i zarządzania, jednak faktem jest, że wielu użytkowników programu zarządza w systemie Flota Commandor samochodami pochodzącymi od leasingodawców i firm CFM. Wynika to z tego, że żaden dostawca nie załatwi za nas wszystkich spraw. Przykładem jest panowanie nad wykorzystaniem pojazdów przez pracowników. Nawet przy niewielkiej liczbie pojazdów rotacja pracowników korzystających z aut może być bardzo duża. Fleet manager jest odpowiedzialny za szybkie wydanie sprawnego auta, potwierdzone przez wydruk protokołu przekazania. Z pomocą przychodzi system Flota Commandor Arkusz kalkulacyjny polegnie również w momencie archiwizacji przydziałów samochodów dla użytkowników, która jest bardzo potrzebna np. przy identyfikacji właściwego kierowcy przy wykroczeniu drogowym.Wiele innych zagadnień związanych z administracja flotą pozostaje w rękach administratora floty, np. kontrola sensowności zużycia paliwa, rozliczanie zgłoszeń z fotoradarów, wyposażenia pracowników, limitów i ryczałtów, użytkowania pojazdu w trakcie urlopów, a przede wszystkim kontrola umów z firmami wynajmu długoterminowego czy firmami leasingowymiWszystkie powyższe korzyści oraz wiele innych, są możliwe do osiągnięcia za pomocą programu do administracji flotą (nie mylić z systemem GPS). Najlepszym sposobem na uzyskanie odpowiedzi na pytanie o sens inwestycji w profesjonalny system flotowy jest bezpośrednie zapoznanie się z jego możliwościami, do czego zachęcamy.Urszula Bułkadoradca klienta Moto FlotaNasza firma oferuje usługi firmom posiadającym nawet kilkanaście samochodów służbowych. Stworzone procedury obsługi i rozwiązania systemowe umożliwiają wdrożenie floty o każdej wielkości, niemniej jednak nie skupiamy się na pozyskiwaniu flot mniejszych niż dziesięć pojazdów. Posiadamy w swoim portfelu mniejsze floty, które trafiają do nas same i korzystają z rozwiązań, które tworzymy w oparciu o potrzeby i pomysły większych flot. Nasze usługi są szyte na miarę potrzeb klientów. Inne potrzeby posiadają firmy CFM, a inne firmy posiadające floty własne. Oczywisty jest fakt, że im bardziej liczebna flota, tym bardziej dedykowany model współpracy przygotowujemy.W naszej ocenie, poza jakością obsługi i dobrymi serwisami, ważne jest również oprogramowanie. W przypadku niewielkiej liczby samochodów inwestowanie w dedykowany, płatny program do obsługi flot jest nieopłacalny. Moto Flota dysponuje programem Moto Flota Manager, który udostępniamy swoim klientom bezpłatnie. Zawarte są w nim wszystkie informacje dotyczące pojazdów: od autoryzacji zleceń napraw po raporty kosztów, historię serwisową, analizę kosztów paliwa itd.Jednym z kluczowych aspektów współpracy z Moto Flotą jest fakt, że opiekun floty nie musi sam szukać serwisów i negocjować z nimi warunków płatności, nie ma kilku pojedynczych faktur, nie tworzy tabeli z kosztami i historią aut. Powierzając MF opiekę nad swoimi samochodami, posiada wiedzę o kosztach usługi przed jej wykonaniem, wybiera poziom cenowy części i zakres usługi. Odczuwalne korzyści, wynikające ze współpracy z Moto Flotą, są tym bardziej znaczące, im większa jest flota posiadanych pojazdów. Klienci wdrożeni do obsługi deklarowali oszczędności na usługach i częściach do 40% dotychczasowych kosztów. Firma zyskuje szereg bezpłatnych rozwiązań, które wspomagają opiekuna floty w zarządzaniu pojazdami. Niemniej jednak produkt dedykowany jest każdej firmie, która szuka optymalizacji kosztów i chce usprawnić koordynację swojej floty.Marek ZwierzchowskiPascomW erze tabletów i smartfonów, gdy powstają aplikacje dla indywidualnego użytkownika, także aplikacja do zarządzania flotą pojazdów staje się oczywistością. Jeżeli w wielu nowoczesnych pojazdach można odczytywać dodatkowe informacje, np. o stylu jazdy, dlaczego więc tej informacji nie wykorzystać również w firmie posiadającej niewiele pojazdów. Aplikacje do zarządzania flotami pojazdów nie odbiegają od innych łatwością wdrożenia i obsługi. Kultura informatyczna naszej społeczności wzrasta i błędem byłoby zaniechać używania narzędzi, które już w bliskiej perspektywie dadzą wymierne korzyści finansowe i organizacyjne.Często nadzorujący floty w niewielkich firmach obawiają się dużych kosztów oraz spodziewają się, że system będzie skomplikowany w utrzymaniu. To błędne założenie.Technologia chmury eliminuje nawet takie niedogodności jak zakup serwerów czy też nadzorowanie nad bezpieczeństwem danych, nie wspominając już o kosztach infrastruktury informatycznej czy wynagrodzenia informatyków.Wersje dla małych firm są skonfigurowane i zawierają niezbędne moduły pozwalające na natychmiastowe rozpoczęcie pracy. Konfiguracja systemu ograniczona jest do minimum. Rozumiejąc obawy przed wdrożeniem, nasza firma przygotowała specjalną metodę „Szybki Start", pozwalającą na wdrożenie systemu przy minimalnych kosztach.Kluczem jest oparcie metody na nowoczesnych narzędziach multimedialnych – krótkich, kontekstowych filmach szkoleniowych objaśniających podstawowe kartoteki oraz pomoc w imporcie typowych zasobów do systemu, takich jak dane pojazdów, pracowników czy kart paliwowych. Zapewnia to szybkie i bezproblemowe wdrożenie systemu. Niebagatelne znaczenie ma także dobrze opracowana, kontekstowa dokumentacja systemu.Koszty utrzymania floty zależą od wielu czynników, między innymi zdyscyplinowania pracowników, ich techniki jazdy oraz uczciwości. Wnioski, jakie otrzymujemy z systemów do zarządzania flotą, pozwalają na szybkie wyłapanie nieprawidłowości i wprowadzenie korekt. Lepiej zapobiegać niż leczyć, toteż wyprzedzając i zabezpieczając firmę przed kosztami, których można uniknąć, jest to także oszczędność.Zatem już przy flotach wielkości kilku pojazdów narzędzia informatyczne są uzasadnione i koszty wdrożenia zwracają się bardzo szybko. Cena licencji dla takiej liczby pojazdów jest bardzo przystępna. W niewielkich firmach często administrator floty zarządza także pozostałym majątkiem, takim jak wyposażenie czy telefony komórkowe, więc dodatkowo zyskujemy uporządkowanie kolejnych składników majątku.Narzędzia informatyczne do zarządzania flotami pojazdów oprócz bieżących kontroli, przypomnień o ważnych terminach przeglądów czy polis dają nam bieżącą informację o przebiegach, średnim zużyciu paliwa między tankowaniami, koszcie kilometra, częstotliwości wymiany elementów eksploatacyjnych, pozwala na szybkie wychwycenie i zredukowanie niekorzystnych zjawisk mających wpływ na ponadnormatywne koszty utrzymania floty.Dodatkowo w przypadku integracji programu z urządzeniami GPS montowanymi w pojazdach zyskujemy kolejne możliwości weryfikacji tankowań, techniki jazdy, przekroczeń prędkości czy obrotów silnika i tras pokonywanych przez użytkowników pojazdów. Agresywna technika jazdy ma duży wpływ na szkodowość, toteż wyeliminowanie w porę złych nawyków, obniżenie szkodowości pozwala na obniżenie stawek ubezpieczeniowych, kosztów likwidacji szkód, nie wspominając o kosztach nieobecności pracownikówOszczędności to także budowa pozytywnego wizerunku firmy dbającej o pracowników i ich bezpieczeństwo, czyli prowadzenie skutecznej i jednoznacznej polityki flotowej, zbiór zasad dotyczących użytkowania pojazdów, system nagród i kar, rankingów bezszkodowej jazdy itp., czyli wszystko, co nazywamy car policy. Trudno sobie zatem wyobrazić skuteczną politykę flotową bez systemów informatycznych.Obniżenie kosztów zużycia paliw, kosztów napraw, zbyt szybkiego zużycia majątku z tytułu nieekonomicznej jazdy, wykrycie nieuczciwości czy nieuzasadnionych wyjazdów generuje kolejne oszczędności. Łatwo porównać oszczędności z niewielkim w gruncie rzeczy kosztem zakupu licencji i wdrożenia systemów do obsługi flot dla małych firm.Jesteśmy przekonani, że narzędzia do zarządzania flotą są przydatne i ekonomicznie uzasadnione także w firmach mających niewielką liczbę pojazdów. Oprócz samej analizy kosztowej, porządkują bowiem dodatkowo administrowanie posiadanym majątkiem i pomagają w ich optymalnym wykorzystywaniu.Robert Rozesłaniecprezes AutoGuard S.A.Często spotykamy się z sytuacją, iż firmy nie wiedzą, jakie podjąć działania, aby zmniejszyć koszty i poprawić rentowność. Podpowiadamy, iż warto zacząć od analizy wydatków, jakie generuje utrzymanie parku pojazdów służbowych. Dzięki systemom telematycznym wspierającym zarządzanie pojazdami koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa mogą zmniejszyć się nawet o 40%. W dobie rosnących cen paliwa takie rozwiązania pozwalają małym i średnim firmom polepszyć wyniki finansowe i zwiększyć efektywność Bez systemu, który zbiera i analizuje dane dotyczące pojazdów, firma z branży transportowej bądź usługowej traci na konkurencyjności. Nie ma znaczenia, czy posiada flotę trzech, trzydziestu czy trzystu pojazdów, monitoring GPS pozwala skutecznie oszczędzać niezależnie od wielkości floty.Co może przekonać właściciela małej firmy do inwestycji w system telematyczny? Istotnym argumentem jest wzrost konkurencyjności firmy na rynku dzięki polepszeniu jakości świadczonych usług. Co ważne, słuchamy naszych klientów i wychodzimy naprzeciw ich potrzebom. Dobrym przykładem na to jest nasza najnowsza platforma AutoControl 3, która jest prosta w obsłudze, a zarazem dostarcza szefowi firmy maksimum potrzebnych informacji. To zupełnie nowy wymiar zarządzania flotą, ponieważ dostarczamy klientom dokładnie te funkcjonalności, których rzeczywiście potrzebują w codziennej pracy. System AutoControl umożliwia też zdefiniowanie na mapie własnych punktów oraz określanie obszarów (geostref), których przekroczenia będą odnotowane w systemie w postaci specjalnego raportu. Dzięki danym z platformy wiemy, jakie były przejazdy i postoje, możemy prowadzić pełną ewidencję przebiegów (z podziałem na przejazdy prywatne i służbowe). Mamy też pełną wiedzę na temat wykorzystywania pojazdu, a kontrolę zapewniają nam natychmiastowe powiadomienia poprzez SMS o niedozwolonym użytkowaniu pojazdu, np. wjazdu lub wyjazdu z geostrefy czy przekroczeniu określonej prędkości.Dla wielu małych i średnich przewoźników jedną z najskuteczniejszych form pozyskiwania nowych klientów i rozszerzania zasięgu swojej oferty są także giełdy transportowe. To wyjątkowo prosty i szybki sposób na zdobycie nowych zleceń. Zgłaszając wolne pojazdy, można być pewnym, że będą one w pełni wykorzystane. Klienci AutoGuard S.A., którzy dzięki platformie AutoControl na co dzień monitorują swój tabor, mogą dzięki platformie giełdowej TimoCom wystawiać wolne pojazdy i pozyskiwać nowych kontrahentów.Reasumując, małe i średnie przedsiębiorstwa dzięki systemowi zarządzania flotą podnoszą standard swoich usług, a poszerzając zasięg oferty, wzmacniają swoją pozycję na rynku usług transportowych.Bogdan Kwiatkowskifirma T-MaticNaszym klientom proponujemy kompleksowy system telematyczny z naszej oferty smart control, który jest rozwiązaniem elastycznym, mogącym znaleźć zastosowanie w firmie dowolnej wielkości. Aplikacja TiMS (T-matic Management System), umożliwia m.in: zarządzanie flotą pojazdów i maszyn, monitorowanie miejsca pobytu pojazdów i pokonywanych tras, rozliczanie pracy sprzętu oraz kierowców. Nie bez znaczenia są także funkcjonalności pozwalające na pomiar zużycia paliwa i poziomu paliwa w zbiorniku, monitorowanie pracy dodatkowych urządzeń, zdalne sterowanie obwodami pojazdu (np. blokada rozruchu), a także rozliczenie 100% VAT od paliwa.Warto podkreślić, że wykorzystanie systemów telematycznych to nie tylko bezpośrednie korzyści finansowe. Oprócz obniżenia zużycia paliwa, zmniejszenia średniego przebiegu i kosztów eksploatacji pojazdów, nasi klienci mają także wiele korzyści pośrednich. Z doświadczenia naszych klientów wiemy, że instalacja systemów kontrolingowych bardzo pozytywnie wpływa na sposób użytkowania pojazdów przez kierowców. Zmieniają oni swoje zachowania drogowe, w większym stopniu stosują eco driving – płynną, ekonomiczną i ekologiczną jazdę, która w znacznym stopniu ma przełożenie na bezpieczeństwo i kulturę jazdy.Rozwiązania te sprawdzają się idealnie zarówno w obsłudze flot pojazdów osobowych, jak i ciężarowych. Niezależnie od tego, jakie pojazdy użytkowane są na co dzień, każdy generuje koszty w postaci paliwa, napraw eksploatacyjnych, kosztów serwisowych i technicznych. Nieważne, czy flota liczy pięć, czy pięćset samochodów, TiMS pozwala je znacznie zredukować. Do 40% kosztów przewozu stanowi paliwo. Oznacza to, że roczne koszty paliwa dla floty 50 pojazdów, przy średnim przebiegu 48 tys. km, przy zużyciu 8 l/100 km i cenie ok. 5,5 zł/l, wyniosą ponad milion złotych. Zaledwie pięcioprocentowa oszczędność tylko na zużyciu paliwa, która jest łatwo osiągalna przy zastosowaniu rozwiązań telematycznych, może dać rocznie blisko ok. 60 tysięcy złotych oszczędności.Rynek stawia przed nami coraz to nowe wymagania, dobrym przykładem jest zmiana ustawy o VAT, gdzie wychodząc naprzeciw potrzebom klientów do funkcjonalności TiMS dołączyła zautomatyzowana elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu.Ponadto odpowiadamy także na potrzeby klientów z rynku SOHO. Rozwiązania te stosowane są wśród odbiorcy indywidualnego, domowego (kontrola młodego kierowcy/osób starszych – w aspekcie prędkości, lokalizacji itp.). Druga grupa to mniejsze firmy, które nie potrzebują rozbudowanych funkcjonalności umożliwiających monitoring floty. W ich przypadku wystarczające jest rozwiązanie proste w montażu, nieingerujące w instalację elektryczną pojazdu, ale posiadające podstawowe funkcje, takie jak lokalizacja floty pojazdów oraz monitoring kierowców
Szanowni Państwo,