TCO jako narzędzie optymalizacji kosztów – definicja i składniki

06 listopada 2020

TCO jest narzędziem od dekad wykorzystywanym przez zarządzających. Jego powszechność w naszym kraju wzrasta wraz z rozwojem współczesnych metod stosowanych przez menedżerów.

Niezależnie od specyfiki biznesu zasoby wykorzystywane do jego prowadzenia generują koszty, związane nie tylko z pozyskaniem, ale również m.in. instalowaniem, zasilaniem, serwisowaniem, eksploatacją, a także ubezpieczeniem, administrowaniem oraz zbyciem. Zdefiniowanie źródeł kosztów jest zatem podstawowym warunkiem pozwalającym na ich optymalizację oraz określenie ryzyk i mitygowanie. TCO jest narzędziem uniwersalnym umożliwiającym analizę i szacowanie kosztów w oparciu o przyjęte zindywidualizowane założenia biznesu.

Także użytkowanie, nie tylko posiadanie

Rozpatrując z czysto etymologicznego punktu widzenia, TCO jest akronimem od angielskojęzycznego Total Cost of Ownership, a więc są to całkowite koszty posiadania. Biorąc pod uwagę charakterystyczną dla współczesnej gospodarki wolnorynkowej strukturę finansowania inwestycji i zakupów, należy z pewnością poszerzyć kontekst znaczeniowy i utożsamiać pojęcie również z całkowitymi kosztami użytkowania. Większość wolumenu sprzedaży nowych pojazdów trafia bowiem do firm, które bardzo często korzystają z zewnętrznych źródeł finansowania i administrowania flotą, tym samym generując i ponosząc koszty związane semantycznie z użytkowaniem, a nie wprost z posiadaniem. Struktura kosztów ponoszonych w przypadku użytkowania będzie odmienna od struktury kosztów związanych z posiadaniem, ale źródła ich powstawania pozostają identyczne.
Uwzględniając specyfikę użytkowania pojazdów osobowych, głównymi elementami kosztów są: utrata wartości, paliwo, serwis i naturalne zużycie materiałów eksploatacyjnych oraz ubezpieczenie.

Kluczowa utrata wartości

Zasadniczą składową kosztów w przypadku samochodów osobowych jest utrata ich wartości, rozumiana jako różnica pomiędzy ceną zakupu i oczekiwaną wartością pojazdu (wartością rezydualną, z ang. Residual Value – RV) po zakładanym czasie eksploatacji i przebiegu. Ostateczna cena zakupu w realiach zakupów flotowych podlega negocjacji, natomiast na wartość rezydualną wpływają przede wszystkim: marka, model oraz wersja i wyposażenie dodatkowe pojazdu. Kluczowym i obiektywnym wyznacznikiem pozycji marki jest jej udział w danym rynku. Popularność segmentu wpływa na część RV, która przypisana jest do konkretnego modelu. Analiza wolumenów sprzedaży jednoznacznie wskazuje na ustabilizowany wzrost udziału w rynku samochodów terenowo-rekreacyjnych. Nie wyklucza to więc sytuacji wysokiej wartości rezydualnej, dobrze spozycjonowanego modelu w dynamicznie rosnącym segmencie, pomimo niszowego udziału marki w pozostałych segmentach. W aspekcie wyposażenia należy pamiętać, iż doposażanie bazowej kompletacji w ostatecznym rozrachunku może przyczynić się do nieoczekiwanego wzrostu poniesionych kosztów w momencie odsprzedaży. Elementy wyposażenia dodatkowego tracą bowiem na wartości znacznie szybciej niż pojazd. Przyczyną tego stanu jest postrzeganie uzupełnienia standardu jako ingerencję w strukturę i mechanizmy pojazdu po opuszczeniu przez niego linii montażowej. Również kompilacja zindywidualizowanych oczekiwań, odbiegających od typowych dla segmentu, nie buduje wartości rezydualnej.

Paliwo, słowo klucz

Pozycją, na którą należy zwrócić szczególną uwagę, jest zużycie paliwa. Wpływ jednostki napędowej na koszty jest jednym z kluczowych aspektów rozpatrywanych w procesie decyzyjnym o pozyskaniu pojazdów do floty. Wybór pomiędzy dieslem, benzyną, a dynamicznie zwiększającymi udział w rynku jednostkami hybrydowymi oraz coraz szerzej oferowanymi pojazdami elektrycznymi jest obszarem, którego nie można pominąć podczas tworzenia analiz TCO. Zużycie paliwa determinuje preferencje wynikające z planowanego rodzaju eksploatacji. Jazda miejska z pewnością jest środowiskiem, które przemawia za napędami hybrydowymi. Prędkości autostradowe i długie dystanse, to założenie wskazujące na zasadność zakupu diesla. Małe przebiegi i jazda mieszana skłaniają do wyboru silnika benzynowego. Poza dyskusją pozostaje wpływ stylu jazdy. Dynamiczna eksploatacja może spowodować wzrost zużycia paliwa nawet do 50%. Nie do zbagatelizowania jest też spojrzenie na korelacje cen paliw. Różnice cen pomiędzy ON i E95 wynosiły z perspektywy ostatnich 5 lat od minus 40 gr do plus 25 gr, olej napędowy versus benzyna. Uwzględniając amplitudę cen paliw w tym samym okresie wynoszącą około 25%, otrzymujemy obraz, który trudno zignorować. Jest jeszcze drugi aspekt, eufemistycznie ujmując, dynamicznej jazdy, a mianowicie bezpieczeństwo.

Ubezpieczać i zarządzać

Szkodowość, współczynnik gotowości pojazdów, utracone korzyści to tylko kilka z licznych przykładów, które współcześnie zarządzających flotami przekonują do podejmowania działań optymalizujących tę część kosztów. Formy tych działań ogranicza jedynie kreatywność. System benefitów, na przykład w wewnątrzzakładowej rywalizacji w ecodrivingu, można bowiem powiązać z oszczędnościami wynikającymi ze zmniejszenia wydatków na paliwa. W istotny sposób ratę dobrowolnych ubezpieczeń autocasco oraz GAP (od straty finansowej) kształtuje region kraju, marka oraz model. Lokalne statystyki kradzieży uzasadniają wyższe koszty ubezpieczenia wybranych marek, modeli w niektórych częściach Polski. Ubezpieczenia nowych pojazdów należy postrzegać również jako element polityki sprzedażowej. Szczegółowa lektura warunków akcji promocyjnych skłonić może do wniosku, że wysoki rabat lub bezpłatny pakiet wyposażenia dodatkowego bardzo często powiązane są z akceptacją niekoniecznie atrakcyjnych kosztów ubezpieczenia, jego zakresu, udziału własnego, wyłączeń odpowiedzialności lub odwrotnie minimalne koszty ubezpieczenia zawężają możliwości negocjacji w pozostałych obszarach kosztowych.

Serwis zależny od auta

Serwis oraz materiały eksploatacyjne to kolejna istotna grupa kosztów. W początkowym okresie użytkowania pojazdu serwis ograniczony jest do wymiany oleju, filtrów oraz ogólnych oględzin. Wraz ze wzrostem całkowitego przebiegu pojazdu i okresem jego eksploatacji przeglądy serwisowe obejmują coraz większą liczbę podzespołów, powodując dodatkowe koszty. Porównując je, warto zwrócić szczególną uwagę na zakres serwisu. Grupa czynności serwisowych, których realizacja jest warunkiem gwarancji producenta, nie jest zbiorem stałym. Czynności takie jak wymiana oleju w skrzyni biegów, bardzo często komunikowanej jako bezobsługowa, paska wielorowkowego najczęściej są czynnościami zalecanymi. Trzeba mieć świadomość, iż zarówno zakresy czynności oraz interwały przeglądów w obrębie jednego modelu danej marki mogą być również różne w zależności od mocy tego samego silnika. Ponadto wśród szerokiej oferty samochodów nowych można znaleźć pojazdy, dla których producenci przewidują interwały przeglądowe co 30 kkm lub 2 lata oraz nawet takie, dla których oferowany jest bezpłatny 3-letni pakiet serwisowy. Poza kosztami serwisowymi wyodrębnić możemy koszty eksploatacyjne wynikające z naturalnego zużycia niektórych elementów pojazdu. Klasycznym przykładem mogą być tutaj elementy cierne układu hamulcowego. Nakłady na nie poniesione wynikają nie tylko z modelu, marki, ale również częstotliwości ich wymiany, co w jest w największym stopniu związane ze stylem eksploatacji.

Zwróć uwagę na opony

Pozycją w kosztach TCO wymagającą szczególnej uwagi jest serwis opon. Rozpatrując zakup ogumienia, należy przede wszystkim zapoznać się z wymaganiami producenta pojazdu. Parametrem wyjściowym jest rozmiar kół. Homologacja pojazdu, w tym układów bezpieczeństwa czynnego (np. ABS, ASR, ESP), nadawana jest dla określonych parametrów ogumienia, co w konsekwencji eksploatacji niezgodnej z charakterystyką producenta może skutkować ograniczeniem odpowiedzialności ubezpieczyciela. W oczywisty sposób zwiększenie średnicy obręczy kół wpływa na wzrost kosztów związanych z ogumieniem. Poniżej przedstawiono zestawienie rozmiarów opon oferowanych przez producenta popularnego pojazdu segmentu C, w standardzie poszczególnych wersji jego wyposażenia oraz różnic w zakupie kompletu opon. Moc silnika, napęd, skrzynia biegów oraz producent opon we wszystkich wersjach są identyczne.

Kolejnym aspektem wpływającym na koszty związane z ogumieniem jest zastosowanie opon wielosezonowych. Wyeliminowanie kosztów związanych z magazynowaniem, relokacją oraz cykliczną, niewynikającą z zużycia, wymianą opon jest rozwiązaniem mającym uzasadnienie ekonomiczne. Należy podkreślić, iż musi być ono postrzegane w kontekście wyłączeń ubezpieczenia, specyfiki użytkowania, przebiegów oraz warunków regionalnych. Eksploatując flotę w rejonach górskich i podgórskich, na obszarach, dla których dane historyczne uprawdopodobniają szczególnie niekorzystne warunki drogowe w okresie zimowym, podjęcie decyzji w tym zakresie należy poprzedzić analizą ryzyka.

Efekt skali

Opisane powyżej należą do zasadniczych, bezpośrednich kosztów użytkowania samochodu. Istnieje cała grupa kosztów pośrednich, m.in. rejestracji, garażowania, mycia, wykorzystania telemetrii, opłat abonamentowych oraz administracji, niezwiązanych z wybranym modelem ale wynikających z samego faktu posiadania pojazdu. Zasadność szczegółowej ich analizy z perspektywy pojedynczego pojazdu jest wątpliwa, natomiast ich wpływ na budżetowanie dużej floty z pewnością nie może zostać pominięty.

Konkludując, warunkiem efektywnej analizy jest poprawne zdefiniowanie i oszacowanie zmiennych kształtujących TCO, a następnie całościowe ich badanie. O ostatecznym wyniku decydują wszystkie składowe w konkretnym punkcie analizy w układzie współrzędnych: okres eksploatacji i przebieg. Analiza TCO nie jest narzędziem pozwalającym na jednoznaczne pewne w przyszłości oszacowanie kosztów. Trudno wyobrazić sobie profesjonalne zarządzanie flotą bez użycia TCO, ale jeszcze trudniej analizę TCO bez definiowania i akceptacji ryzyk. Uniwersalizm analizy TCO polega na możliwości indywidualnego zdefiniowania kryteriów tak, aby subiektywizując parametry, otrzymać obiektywny wynik. Przytoczone jej wybrane aspekty wskazują na złożoność i interdyscyplinarność materii.

Cezary Spychała
INFO-EKSPERT