Jak rozliczyć ładowania służbowych aut EV w domach pracowników?

03 czerwca 2024

Aż 78% samochodów elektrycznych (BEV) w Polsce to pojazdy służbowe i to rynek flotowy w znacznym stopniu napędza rozwój elektromobilności w naszym kraju. Stawiając na elektroflotę, biznes kieruje się nie tylko wymogami prawnymi czy proklimatycznymi wskaźnikami, ale szuka także kompleksowych oraz korzystnych rozwiązań. I znajduje. Bo choć migracja na flotę elektryczną dla wielu fleet managerów rodzi nowe wyzwania, może jednocześnie znacznie ułatwiać i zautymatyzować m.in. proces rozliczeń za korzystanie z pojazdów służbowych, dodatkowo zwiększając jego przejrzystość.

Aby mieć pewność, że pojawienie się w firmie floty EV przyniesie spodziewane korzyści, warto przyjrzeć się nie tylko kosztom wdrożenia i eksploatacji elektryków, ale również znaleźć optymalny zakres usług, które pozwolą w pełni wykorzystać potencjał elektromobilnej floty dla biznesu.

Migracja na flotę EV z profesjonalnym wsparciem

Pomóc w tym może Elocity – polska spółka działająca na rynku od 2017 roku, a więc będąca jednym z pionierów elektromobilności w kraju, która oferuje menedżerom flot kompleksową ofertę, obejmującą nie tylko własne, zaawansowane oprogramowanie do zarządzania flotami elektrycznymi, ale także szeroki wachlarz usług związanych z wdrożeniem infrastruktury ładowania. Warto podkreślić, że zapewnienie pracownikom dostępu do stacji ładowania to kluczowy element migracji na flotę EV. Właśnie dlatego oferta Elocity obejmuje m.in. audyty, dobór, dostawę i montaż stacji ładowania (w siedzibie firmy, czy domach pracowników), a także innowacyjny model rozliczeń z użytkownikami, ładującymi służbowe auta na przydomowych stacjach.

Elocity przyjmuje w tym procesie rolę pośrednika w rozliczeniach, dzięki czemu dla pracodawcy realizowanie zwrotów pracownikom jest maksymalnie uproszczone, a jednocześnie zgodne z polskimi przepisami podatkowymi. To znacząco odciąża firmy i zwiększa przejrzystość rozliczeń.

Z punktu widzenia pracowników ładowanie samochodów elektrycznych w domu to przede wszystkim wygoda, a zespół, który ma możliwość codziennego korzystania z aut EV szybko przekonuje się do korzyści z elektryków. Z kolei fleet managerowie mają pewność, że pracownicy bez przeszkód naładują i przygotują do pracy swoje samochody. Co jednak z rozliczaniem kosztów prywatnej energii poświęconej na ładowanie służbowego auta EV?

– Rzeczywiście w firmie, która planuje montaż stacji ładowania w domach pracowników, pojawia się szereg pytań. Wątpliwości mogą powstawać m.in. w odniesieniu do ewentualnego dodatkowego dochodu do opodatkowania dla pracownika w związku z dokonywanym zwrotem. Inną problematyczną kwestią w rozliczeniach są różne stawki za prąd w ciągu doby czy też ustalenie podejścia do obniżonych stawek za energię w związku z tarczą antyinflacyjną. Niejasności co do stawki w rozliczeniach miedzy pracownikiem a pracodawcą mogą również powstawać w przypadku występowania instalacji fotowoltaicznych w domach pracowników. Warto też być gotowym na rozliczenia za ładowanie z pracownikiem, który nie jest odbiorcą energii elektrycznej, bo umowę z dostawcą podpisała na przykład jego żona – wylicza Agnieszka Nocuń, członek zarządu Elocity.

Jak podkreślają eksperci z KPT Doradcy Podatkowi, w przypadku odpowiedniego wdrożenia rozwiązania po stronie właściciela floty zwrot kosztów ładowania dokonywany na rzecz pracownika powinien mieścić się w ramach ryczałtu z tytułu używania samochodu służbowego dla celów prywatnych. Właściciel floty nie jest zobowiązany dodatkowo doliczać żadnych kwot do przychodu pracownika. Opodatkowaniu po stronie pracownika nie powinno podlegać także nieodpłatne udostępnieniu stacji ładowania na jego rzecz.

Minimum formalności, maksimum zgodności z przepisami podatkowymi

Wszystkie te aspekty ujęto w innowacyjnym modelu rozliczeń, w którym Elocity przyjmuje rolę agenta rozliczeniowego przydomowych ładowań. Spółka nie dolicza marży do kosztów zwrotu zużytej energii, pobierając jedynie stałą opłatę za obsługę transakcji. Właściciel floty otrzymuje co miesiąc jedną, zbiorczą notę obciążeniową, na łączną wartość wszystkich ładowań służbowych, które zostały zrealizowane w domach pracowników. W ramach usługi agenta rozliczeniowego, Elocity dokonuje zwrotów za zużycie energii na potrzeby służbowych ładowań dla poszczególnych pracowników, co znacząco upraszcza proces administracyjny i zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi.

–    Analizując model rozliczeń Elocity kluczowe jest, że podatkowe aspekty rozliczeń w zakresie VAT zostały potwierdzone w wiążącej interpretacji podatkowej. Zgodnie z interpretacją uzyskaną przez Elocity płatność dokonana przez właściciela floty tytułem zwrotu wydatków za ładowania służbowe nie podlega opodatkowaniu VAT. Ma to szczególne znaczenie dla podmiotów, które nie są uprawnione do odliczenia VAT, np. banki, firmy ubezpieczeniowe – zaznacza Krzysztof Hejduk, doradca podatkowy KPT Doradcy Podatkowi.
Na przyjętych rozwiązaniach zyskują wszyscy. Właściciele flot mają stały podgląd i precyzyjnie określone wartości energii zużytej na służbowe ładowanie auta, zbierane w podsumowaniach i raportach dostępnych w czasie rzeczywistym i za wybrane okresy. Menedżer floty, dzięki łatwemu dostępowi do przydatnych informacji, może lepiej analizować i zarządzać pojazdami, a korzystając z dostępnych systemów antyfraudowych Elocity, zapewnia firmie dodatkową ochronę przed nieuprawnionym wykorzystaniem stacji ładowania.

Z kolei użytkownicy końcowi, którzy ładując auto, korzystają z aplikacji Elocity. Aplikacja pozwala na proste ustawianie prywatnego lub służbowego statusu ładowania, co pozwala na dokładną analizę wartości należnego zwrotu, a także daje dostęp do całego szeregu funkcji, docenionych już przez ponad 45 tysięcy użytkowników.

Pośrednictwo Elocity w regulowaniu należności jest zgodne z przepisami podatkowymi i pozwala na ograniczenie do minimum administracji oraz spraw związanych z rozliczeniami. Opracowany model to unikalne rozwiązanie na polskim rynku, które integruje zarządzanie flotami oraz kontrolę kosztów w jednym systemie, oferując różne metody rozliczeń. Dzięki temu menedżerowie flot doceniają nową jakość zaplecza do zarządzania autami EV, co przyczynia się do płynnej i efektywnej migracji na flotę elektryczną.

Aleksandra Kajda,