Oszczędne zarządzanie

25 października 2012

Nieprzekonanych przekonać jest ciężko, ale próbować trzeba. Programy do zarządzania to nie zło konieczne, ale nowoczesne narzędzia wspomagające zarządzanie. Zapytaliśmy przedstawicieli głównych firm oferujących rozwiązania telematyczne, ile, kiedy, kto i na czym może oszczędzić, otwierając się na programy do zarządzania i monitorowania flot. Marek Zwierzchowski, PasComTrudno mówić precyzyjnie o oszczędnościach w zarządzaniu flotą nie mając pełnej wiedzy o majątku i ponoszonych kosztach. Dopiero spełniając warunek, jakim jest natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji dotyczących floty oraz narzędzi, które pozwolą na wnioskowanie oraz analizy porównawcze, można mówić o skutecznym zarządzaniu.Lepiej zapobiegać niż leczyć, toteż wyprzedzając i zabezpieczając firmę przed kosztami, których można uniknąć, mówimy również o oszczędnościach. Oszczędności to także budowa pozytywnego wizerunku firmy dbającej o pracowników i ich bezpieczeństwo, czyli prowadzenie skutecznej i jednoznacznej polityki flotowej. Trudno sobie wyobrazić skuteczną politykę flotową bez systemów informatycznych.Narzędzia informatyczne do zarządzania flotami pojazdów, oprócz bieżących kontroli, przypomnień o ważnych terminach przeglądów czy polis, dają nam bieżąca informację o przebiegach, średnim zużyciu paliwa między tankowaniami, koszcie kilometra, częstotliwości wymiany elementów eksploatacyjnych. Pozwala na szybkie wychwycenie i zredukowanie niekorzystnych zjawisk mających wpływ na ponadnormatywne koszty utrzymania floty, pozwala także na typowanie pojazdów do sprzedaży.Dodatkowo w przypadku integracji programu z urządzeniami GPS, montowanymi w pojazdach, zyskujemy kolejne możliwości weryfikacji tankowań, techniki jazdy, przekroczeń prędkości czy obrotów silnika i tras pokonywanych przez użytkowników pojazdów. Agresywna technika jazdy ma duży wpływ na szkodowość, toteż wyeliminowanie w porę złych nawyków, obniżenie szkodowości pozwala na obniżenie stawek ubezpieczeniowych, kosztów likwidacji szkód, nie wspominając o kosztach nieobecności pracowników.Już przy flotach wielkości 10–15 pojazdów narzędzia informatyczne są uzasadnione i koszty wdrożenia zwracają się bardzo szybko, tym bardziej że producenci systemów oferują specjalne uproszczone i niedrogie, ale skalowalne, wersje swoich produktów przeznaczone dla tego typu klientów.Jak pokazują badania, korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania do zarządzania flotą generuje rocznie ok. 5% obniżki na samych kosztach ubezpieczeń, co w przypadku floty 30–40 pojazdów przekłada się na oszczędności rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. Przy większych flotach oszczędności są wielokrotnie większe.Reasumując, korzystanie z narzędzi wspomagających zarządzanie zawierających silne narzędzia analityczne plus skuteczna polityka flotowa gwarantują efektywne wykorzystanie czasu fleet menedżerów i sprawnym, optymalnym i efektywnym zarządzaniu posiadanym majątkiem.Przy większych flotach oprogramowanie jest po prostu niezbędne, bez niego trudne jest nawet podstawowe zarządzanie flotą. Rafał Dmytryszyn, sales manager Softra Systemy InformatyczneWdrożenie profesjonalnego systemu IT do zarządzania samochodami staje się uzasadnione w firmach posiadających co najmniej kilkanaście aut. Osoba zarządzająca takim niewielkim taborem ma na to mało czasu, ponieważ zazwyczaj wykonuje inne obowiązki w dziale administracji czy kontrolingu. Dlatego już przy niewielkiej flocie wdrożenie programu flotowego, który ułatwi i przyspieszy zarządzanie samochodami, staje się pożądane, a po pewnym czasie wręcz konieczne.Oczywiście, wraz ze wzrostem wielkości floty korzyści z używania specjalistycznego programu komputerowego rosną coraz bardziej.Zakres oszczędności, jakie można uzyskać po wdrożeniu systemu flotowego, jest bardzo szeroki i zależy od specyfiki danej firmy i jej floty. Najbardziej spektakularne oszczędności uzyskujemy w firmach używających kilkuset lub kilku tysięcy pojazdów, gdzie sama miesięczna faktura paliwowa mieści się w przedziale kilkuset tysięcy złotych. Mniejsze firmy także mogą znacząco skorzystać na wdrożeniu systemu flotowego.Przede wszystkim system jest narzędziem, które ma wspomóc działanie fleet managera a nie podejmować decyzje za niego. To znaczy, że od człowieka zależy, w jakim stopniu je wykorzysta. System bez problemu wyłapie niepotrzebne koszty, nadużycia czy pracowników, którzy traktują auto służbowe jak sportowe, przekraczając dopuszczalne normy spalania paliwa.System flotowy może przypomnieć o konieczności wykonania przeglądu, badania technicznego czy polisy ubezpieczeniowej, dzięki czemu unikniemy kar finansowych w przypadku ich braku. Przed podjęciem decyzji o akceptacji wydatku, szybko wyświetlimy całą historię serwisową auta, aby sprawdzić ostatnią datę wymiany oleju itp.Obok oszczędności finansowych uzyskujemy znaczne oszczędności czasu i wprowadzamy porządek w proces zarządzania flotą. Program flotowy gromadzi wszystkie potrzebne dane w jednym miejscu, zapewniając do nich szybki dostęp. Wykonanie skomplikowanego raportu finansowego za ostatnie 2 lata zajmuje kilka sekund. Automatyczne drukowanie gotowych protokołów przekazania samochodu i innych dokumentów eliminuje ich ręczne wypełnianie, a natychmiastowy import dużej faktury paliwowej, serwisowej czy leasingowej bezpośrednio do systemu powoduje uśmiech na twarzy fleet managera.Na koniec nie sposób nie wspomnieć o możliwości integracji systemu flotowego z innymi programami używanymi w firmie. Możliwość połączenia w sieć obiegu dokumentów systemu flotowego, np. z systemem finansowo-księgowym czy kadrowym, automatyzuje i znacznie przyspiesza przepływ informacji, na czym korzystają wszystkie zainteresowane strony.Jakość danych poprawia również integracja z systemem GPS, dzięki której dane będą częściej aktualizowane, a co ważne, będziemy w stanie porównać np., jak się ma spalanie paliwa wg danych z kart paliwowych w porównaniu z danymi z GPS. Ireneusz Hamarowicz, product manager T-maticMobilny system do zarządzania flotą pojazdów i maszyn, monitorowania miejsca pojazdu, rozliczania pracy sprzętu oraz kierowców i operatorów, pomiaru zużytego paliwa, monitorowania pracy dodatkowych urządzeń, a nawet zdalnego sterowania niektórymi funkcjami pojazdów jest obecnie niezbędny. Należąca do grupy kapitałowej Arcus S.A. firma T-matic Systems, jako producent takich systemów, przeprowadziła wśród swoich klientów badanie na temat skuteczności oferowanych rozwiązań. Badanie zostało przeprowadzone w formie ankiety na próbie 30 firm flotowych, korzystających z naszego systemu Platformy Lokalizacyjnej, mających od 10 do 385 pojazdów. Paliwo, które stanowi około 40% kosztów przewozu, jest najczęstszą przyczyną nadużyć oraz potencjalnie źródłem największych oszczędności w przedsiębiorstwie. Firmy korzystające z systemu T-matic ograniczyły wydatki na paliwo średnio o 16%. W skrajnych przypadkach, w przedsiębiorstwach, gdzie występowały niekontrolowane upusty paliwa oraz nieprawidłowe eksploatowanie pojazdów, było rzeczą nagminną, po zainstalowaniu urządzeń monitorujących zużycie paliwa spadło nawet o 40%. Wynagrodzenie z tytułu pracy kierowców, które stanowi drugą największą pozycję kosztową w budżecie flotowca, dzięki optymalnemu planowaniu przejazdów może zostać ograniczone średnio o ok. 13%. Odpowiednie wytyczanie trasy to również redukcja przebiegów oraz ograniczenie liczby pojazdów potrzebnych do wykonania tej samej pracy przewozowej. To z kolei pozwala zaoszczędzić kolejne 3% na dostępie do infrastruktury opłacanej w formie winiet i innych opłat drogowych. System T-matic pozwala również rozgraniczyć przejazdy służbowe oraz prywatne dokonywane przez pracowników, ukazując konkretne wartości. Kwoty paliwa przejazdów prywatnych, które oscylowały w granicach 33% totalnego zużycia floty, po zamontowaniu urządzeń spadły do 19%.Zdecydowana większość pojazdów flotowych jest finansowana za pomocą różnych form leasingu lub wynajmu długoterminowego. Wiąże się to z koniecznością dodatkowego ubezpieczenia pojazdu na wypadek uszkodzenia lub kradzieży. Dzięki 24-godzinnemu monitoringowi położenia samochodu nakłady finansowe z tytułu ubezpieczenia floty mogą zostać zredukowane średnio o 10%. Takie same oszczędności można uzyskać w przypadku ubezpieczenia CARGO od przewożonych towarów. Oprócz pozycji kosztowych, na które system do zarządzania flotą ma bezpośredni wpływ, istnieje jeszcze cały szereg korzyści, których wartość jest trudna do oszacowania. Chodzi przede wszystkim o poprawę bezpieczeństwa i kontrolę stanu technicznego pojazdów. Kierowcy flotowi, którzy stanowią zaledwie 8% kierowców poruszających się codziennie po polskich drogach, powodują 30% wypadków. Mając świadomość, że ich samochód jest wyposażony w urządzenie monitorujące, częściej przestrzegają przepisów i dbają o użytkowany pojazd. W sytuacji spowolnienia i recesji firmy zarządzające flotą pojazdów oraz firmy transportowe szukają sposobu, jak znacząco obniżyć koszty, nie ograniczając liczby aut i swojego potencjału transportowego. Jak pokazują wyniki naszych badań, wcale nie muszą podejmować drastycznych decyzji, by flota stała się tańsza. Przede wszystkim muszą przyjrzeć się kosztom, bo część z nich na pewno jest zbędna. Kryzysowe ograniczanie kosztów nie polega bowiem tylko na redukcji etatów. Większy nacisk należy kłaść na poprawę efektywności. Łukasz Kuczyński, prezes zarządu IMPEL MonitoringW związku z ciągłym rozwojem systemów objętych sterowaniem komputerowym w nowoczesnych samochodach, poszerza się także paleta funkcji zarządczych umożliwiających m.in. pomiar różnych parametrów pojazdu. Zauważalna jest również ewolucja platform informatycznych, które w zautomatyzowany sposób wspierają osoby zarządzające flotami. Rozwój systemów, a także coraz niższe ceny podzespołów elektronicznych powodują, że monitoring pojazdów staje się powszechny nie tylko w dużych firmach, gdzie logistyka odgrywa ważną funkcję. Coraz częściej korzystają z niego małe przedsiębiorstwa oraz osoby prywatne. Ważną dla nich kwestią jest bezpieczeństwo, dlatego monitoring uzupełniany jest o funkcje ochronne (antykradzieżowe), a także systemy ratunkowe, które w razie wypadku wywołują alarm i powiadomienie odpowiednich służb. Z naszego doświadczenia wynika, że systemy wspierające funkcje zarządcze doskonale sprawdzają się w firmach z flotami już 5–10 samochodów. Na skalę oszczędności, jakie one generują, wpływa wiele czynników, m.in. charakter działalności firmy, rodzaje pojazdów, jak i zakres ich wykorzystywania do celów firmowych. Potencjalne korzyści z zastosowania monitoringu pojazdów można wskazać w następujących obszarach:• zmniejszenie kosztu utrzymania pojazdów (w tym oszczędności na paliwie) – oszczędności z reguły sięgają do kilkunastu procent na pojeździe,• zwiększenie wydajności pracy, w tym eliminacja nieautoryzowanego wykorzystania pojazdu do celów prywatnych oraz wzrost terminowości; parametr trudny do oszacowania w kontekście oszczędności generowanych dzięki monitoringowi,• redukcja kosztu ubezpieczenia – dodatkowe zniżki za pakiet autocasco z tytułu dodatkowego zabezpieczenia (monitoring); ubezpieczeniodawcy z reguły zaliczają dodatkowe 10% od przysługujących ubezpieczanemu zniżek.Tak definiowana redukcja kosztów daje średnio oszczędności miesięczne na poziomie ok. 20% na kosztach eksploatacyjnych i operacyjnych jednego pojazdu. W zależności od rodzaju pojazdu oraz miesięcznego kilometrażu oszczędności wahają się od kilkuset do nawet kilku tysięcy zł miesięcznie.Kolejnym istotnym aspektem jest zwiększenie bezpieczeństwa, zarówno kierowcy, pojazdu, jak i ładunku. Dzięki modułowi Aktywna Ochrona minimalizujemy ryzyko utraty pojazdu i cennego ładunku. W razie zagrożenia lub próby zaboru mienia inicjowane są działania grup interwencyjnych bądź powiadamiane służby porządkowe. Usługa zmniejsza ryzyko kradzieży pojazdu, dzięki czemu zapobiegamy utracie mienia na wiele dziesiątek bądź nawet setek tysięcy złotych. Robert Kuczyński, dyrektor handlowy AutoguardCzy istnieje konkretna liczba samochodów, dla której opłaca się montować system monitoringu pojazdów? Tak, jeden. Tak naprawdę zależy to od tego, jak klient wykorzystuje nasz system, czy ma on służyć do bardzo prostych zadań jak sprawdzanie pozycji, czy ma pozwalać na zarządzanie flotą lub też zabezpieczyć auto przed kradzieżą. W zależności od profilu firmy, jak i sektora gospodarki, w jakim działa, te potrzeby i oczekiwania są często zupełnie inne. Jednakże z uwagi na modułowość i konfigurowalność systemu AUTOCONTROL możemy zapewnić korzyści z użytkowania systemu AutoGuard właścicielowi każdej firmy. Mam tu na myśli realną kontrolę nad flotą oraz wymierne oszczędności.Nie chcę wymieniać zalet systemów AutoGuard, podam tylko trzy argumenty przemawiające za skorzystaniem z naszego systemu: efektywność, pieniądze i bezpieczeństwo. Te korzyści możemy dostarczyć i dostarczamy poprzez ciągły rozwój i unowocześnianie, zarówno urządzeń, jak i systemu AUTOCONTROL. Ufam, iż nasza praca zapewnia klientom narzędzia, które są dobrze dostosowane do realiów i potrzeb polskiego rynku. W najbliższym czasie oddamy w ręce klientów wyspecjalizowany moduł do zarządzania szeroko rozumianą gospodarką paliwową w firmie. Paweł Niechciał, kierownik marketingu CMA MonitoringNajwięcej korzyści z zastosowania systemu AUTOMONITORING GPS czerpią duże firmy posiadające floty pojazdów. Przykład z tego roku: firma DELTA TRANS, która wdrożyła system integrujący monitorowanie pojazdów z zarządzaniem procesami biznesowymi związanymi z transportem. W ponad 360 pojazdach tej firmy zamontowaliśmy pozycjonery GPS wyposażone w moduł identyfikacji naczep, czytnik kart kierowcy korzystający z tachografu cyfrowego oraz moduł odpowiedzialny za współpracę z oprogramowaniem terminala kierowcy. Jest to przede wszystkim wynikiem dążenia do optymalizacji zarządzania firmowymi pojazdami. W tym roku zaobserwowaliśmy duży wzrost sprzedaży AUTOMONITORINGU GPS do małych firm, liczących od 1 do 10 pojazdów. W przypadku mniejszych firm, jest zazwyczaj chęć wykrywania nieuczciwości kierowców w stosunku do pracodawcy. W czasach, kiedy benzyna kosztuje już prawie 6 zł za litr, klienci najczęściej chcą kontrolować paliwo. Interesują ich przede wszystkim miejsca tankowania, ilość tankowanego paliwa, zużycie paliwa, kradzieże paliwa, a także sposób jazdy kierowcy.Wdrożenie systemu pozwala między innymi:• planować, nadzorować i sprawdzać realizację zleceń transportowych;• śledzić stan realizacji poszczególnych zleceń oraz wyznaczać trasę pojazdu (przy równoczesnym monitorowaniu drogi przez system alarmujący o każdym opuszczeniu korytarza transportowego);• komunikować się z kierowcami bezpośrednio przez terminal zintegrowany z systemem dyspozytora;• automatycznie wskazywać drogę do punktu docelowego;• planować realizację zadania z uwzględnieniem ograniczeń związanych z czasem pracy kierowcy (dzięki informacjom przekazywanym online z tachografów cyfrowych);• śledzić w czasie rzeczywistym zużycie paliwa;• alarmować dyspozytorów o zagrożeniu nieterminowego dotarcia pojazdu do wskazanego miejsca rozładunku, załadunku oraz strefy. Justyna Czarnecka, specjalista ds. marketingu i PR Data System GroupNie można udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, od jakiej liczby samochodów opłaca się montować system monitoringu. Dewizą handlowców naszej firmy jest świadomość, że każdy monitorowany pojazd w firmie to oszczędność dla właścicieli. Klientami DSG są firmy posiadające jeden samochód służbowy oraz tacy, którzy monitorują ponad 300 swoich aut.Nie da się również jednoznacznie wskazać, jakie oszczędności niesie za sobą założenie systemu monitoringu. System Zarządzania Flotą DS Locate zapewnia klientom zmniejszenie kosztów utrzymania floty (poprzez rzadsze serwisy samochodów), zwiększenie terminowości dostaw lub spotkań – właściciel widzi wszystko na ekranie swojego komputera w czasie rzeczywistym. Monitoring pojazdów to także spadek zużycia paliwa oraz profesjonalna ochrona pojazdu, towaru i pracowników. Faktyczne oszczędności zależą więc od stopnia nadużywania wykorzystywania pojazdów służbowych przez pracowników. Średnio, wg naszych badań, nadużywania te wahają się od 15 do 30%. Łukasz Nowak, dyrektor handlowy działu SATIS w firmie SMT SoftwarePosiadacze nawet niewielkich flot samochodowych stają przed wyzwaniem kontroli tego, co dzieje się z ich pojazdami i pracownikami poza siedzibą firmy. Zwykle zadają sobie pytanie, przy jakiej wielkości parku samochodowego warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu monitoringu satelitarnego. Na tak postawione pytanie trudno jest udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Lepszym punktem odniesienia będzie zestawienie rocznych kosztów użytkowania jednego pojazdu oraz określenie marginesu możliwych do osiągnięcia oszczędności. Jeżeli przyjmiemy, że koszt przejechania 1 km autem segmentu C to około 85 groszy (utrata wartości, paliwo, ubezpieczenie itd.), a roczny przebieg pojazdu to 35 000 km, otrzymujemy roczny koszt obsługi samochodu w kwocie 29 750 zł. Szacując potencjalne oszczędności po wdrożeniu systemu monitoringu satelitarnego dla flot lekkich, bezpiecznie można przyjąć, że istnieje możliwość ograniczenia średniego spalania o ok. 10% oraz zmniejszenie rocznego przebiegu o 15%, poprzez minimalizację nieautoryzowanych przebiegów prywatnych. Daje nam to pole do uzyskania oszczędności nawet około 6000 zł rocznie na jednym pojeździe. Możliwość odniesienia dodatkowych korzyści istnieje także dzięki zoptymalizowaniu procesów biznesowych, do realizacji których wykorzystywane są samochody służbowe (wizyty handlowe, serwisy w terenie, dostawy itp.). Np. system monitoringu SATIS ma szereg bardzo zaawansowanych algorytmów, które pozwalają na optymalizację prac, zarówno floty, jak poruszających się samochodami pracowników.Zakładając jakikolwiek poziom oszczędności po wdrożeniu systemu monitoringu satelitarnego, należy jednak pamiętać o jednym. Posiadając narzędzie do pracy, zestaw bardzo przydatnych danych, zestawienia analityczne i wyniki działania algorytmów optymalizacyjnych, nie odniesiemy z nich żadnych korzyści, jeżeli w organizacji nie zostaną wprowadzone działania korygujące.Odpowiadam więc na pytanie postawione na wstępie. Posiadając nawet jeden samochód, którym porusza się pracownik mobilny, można obniżyć koszty jego pracy. Roczny koszt obsługi pojazdu w wysokiej klasy systemie monitoringu i zarządzania flotą nie przekracza 1500 zł. Biorąc pod uwagę powyższe wyliczenia, opłacalność zastosowania takich rozwiązań jest dość oczywista, a potencjał ograniczania kosztów rośnie wprost proporcjonalnie do liczby posiadanych pojazdów. Opracował Tomasz Siwiński